Klauzula informacyjna dla Klientów

Przetwarzanie danych w celach komunikacji handlowej

Na podstawie przepisów zawartych w art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwane dalej „RODO”) informujemy, iż:

  1. Współadministratorami danych osobowych są:
    • Arche Consulting Sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach (40-112), ul. Morelowa 25, KRS: 0000904332, REGON: 242781524, NIP: 9542734358 oraz
    • Arche Solutions Sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach (40-112), ul. Morelowa 25, KRS: 0000922864, REGON: 367341194, NIP: 9542778284(dalej łącznie: Współadministratorzy lub AC-AS).
  2. Arche Consulting Sp. z o.o. i Arche Solutions Sp. z o.o. zawarły uzgodnienia dotyczące wspólnego przetwarzania danych osobowych w ramach komunikacji e-mailowej i telefonicznej dotyczącej dostępnych kandydatów, wsparcia rekrutacji oraz usług przydatnych przy bieżących lub planowanych potrzebach kadrowych organizacji. Współadministratorzy wspólnie określają cel i zasadnicze zasady tej komunikacji, a Arche Consulting Sp. z o.o. pełni funkcję głównego punktu kontaktowego w sprawach związanych z obsługą zgód, rezygnacji z komunikacji oraz realizacją praw osób, których dane dotyczą. Prawa związane z przetwarzaniem danych można wykonywać wobec każdego ze Współadministratorów. Dodatkowe informacje dotyczące zasadniczej treści uzgodnień można uzyskać pod adresem: odo@arche-consulting.pl.
  3. Wszelkie żądania, pytania i wnioski dotyczące przetwarzania danych osobowych należy kierować do Inspektora Ochrony Danych pod adresem e-mail: odo@arche-consulting.pl lub na adres siedziby Arche Consulting Sp. z o.o.
  4. Pani/Pana dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:
    • Umożliwienie potwierdzenia zgody na cykliczną komunikację handlową AC-AS – w celu przesłania wiadomości zawierającej możliwość potwierdzenia zgody na otrzymywanie od Współadministratorów cyklicznych informacji o dostępnych kandydatach, możliwościach wsparcia rekrutacji oraz usługach przydatnych przy bieżących lub planowanych potrzebach kadrowych organizacji. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Współadministratorów polegający na obsłudze kontaktu po rozmowie i umożliwieniu osobie kontaktowej podjęcia decyzji co do dalszej komunikacji).
    • Prowadzenie komunikacji e-mailowej – w przypadku wyrażenia zgody na kontakt e-mailowy. Komunikacja może obejmować informacje handlowe i treści marketingu bezpośredniego dotyczące dostępnych kandydatów, możliwości wsparcia procesów rekrutacyjnych oraz usług przydatnych przy bieżących lub planowanych potrzebach kadrowych organizacji. Treści mogą być dopasowywane do znanych albo zadeklarowanych potrzeb rekrutacyjnych organizacji, w tym do stanowisk, na które organizacja najczęściej prowadzi rekrutacje, branży, obszaru działalności, historii kontaktu lub informacji przekazanych podczas rozmowy. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO, tj. zgoda osoby, której dane dotyczą, w związku z art. 398 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej.
    • Prowadzenie komunikacji telefonicznej – w przypadku wyrażenia zgody na kontakt telefoniczny. Kontakt telefoniczny może dotyczyć informacji handlowych i treści marketingu bezpośredniego związanych z dostępnymi kandydatami, możliwościami wsparcia rekrutacji oraz usługami przydatnymi przy bieżących lub planowanych potrzebach kadrowych organizacji. Zakres kontaktu może być dopasowywany do znanych albo zadeklarowanych potrzeb rekrutacyjnych organizacji, w tym do stanowisk, na które organizacja najczęściej prowadzi rekrutacje, branży, obszaru działalności, historii kontaktu lub informacji przekazanych podczas rozmowy. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO, tj. zgoda osoby, której dane dotyczą, w związku z art. 398 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej.
    • Dokumentowanie zgód, cofnięcia zgód i rezygnacji z komunikacji – w celu wykazania, kiedy, w jakim zakresie i w jakim kanale zgoda została wyrażona albo cofnięta oraz w celu zapobiegania dalszej komunikacji w kanale, którego dotyczy cofnięcie zgody lub rezygnacja. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Współadministratorów polegający na zapewnieniu rozliczalności oraz respektowaniu cofnięcia zgody, rezygnacji i sprzeciwu).
    • Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami oraz wykazanie zgodności działań Współadministratorów z przepisami prawa. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Współadministratorów) oraz, jeżeli obowiązek wynika z przepisów prawa, art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
  5. Zgoda na dany kanał komunikacji jest dobrowolna i może zostać w każdej chwili cofnięta. Cofnięcie zgody na kontakt e-mailowy nie oznacza automatycznie cofnięcia zgody na kontakt telefoniczny, a cofnięcie zgody na kontakt telefoniczny nie oznacza automatycznie cofnięcia zgody na kontakt e-mailowy, chyba że z treści oświadczenia wynika rezygnacja ze wszystkich kanałów komunikacji AC-AS. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.
  6. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji opisanych celów, z uwzględnieniem następujących kryteriów:
    • Dane przetwarzane w celu przesłania wiadomości umożliwiającej potwierdzenie zgody będą przechowywane przez okres potrzebny do obsługi tej wiadomości i odnotowania wyniku kontaktu. Brak odpowiedzi oznacza, że zgoda na kontakt w opisanym zakresie nie zostanie odnotowana.
    • Dane przetwarzane na podstawie zgody na kontakt e-mailowy albo telefoniczny będą przechowywane do czasu cofnięcia właściwej zgody, rezygnacji z danego kanału komunikacji albo ustania celu przetwarzania. W braku wcześniejszego cofnięcia zgody dane mogą być wykorzystywane maksymalnie przez okres 12 miesięcy od ostatniego kontaktu w ramach tej komunikacji, chyba że przed upływem tego okresu wystąpi inna podstawa prawna dalszego przetwarzania.
    • Dla zapewnienia rozliczalności oraz respektowania cofnięcia zgody, rezygnacji lub sprzeciwu możemy zachować podstawowe informacje identyfikujące, w szczególności adres e-mail, numer telefonu, datę i zakres zgody, datę cofnięcia zgody oraz status kanału komunikacji.
    • Dane te będą wykorzystywane wyłącznie w celu wykazania zgody, obsługi rezygnacji i zapobiegania dalszej komunikacji niezgodnej z wolą osoby.
    • Dane związane z ustaleniem, dochodzeniem lub obroną przed roszczeniami mogą być przechowywane przez okres przedawnienia potencjalnych roszczeń albo przez okres wymagany do wykazania zgodności z przepisami prawa.
  7. Pani/Pana dane osobowe mogą zostać ujawnione następującym kategoriom odbiorców:
    • Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Współadministratorów, w szczególności dostawcy usług i systemów informatycznych, systemów CRM, poczty elektronicznej, hostingu, narzędzi mailingowych, narzędzi do obsługi komunikacji telefonicznej, usług telekomunikacyjnych, usług analitycznych, prawnych i doradczych.Osoby upoważnione przez Współadministratorów, w szczególności pracownicy i współpracownicy zaangażowani w sprzedaż, obsługę klienta, rekrutację, marketing, administrację systemami oraz obsługę zgód, rezygnacji i żądań osób, których dane dotyczą.
    • Organy publiczne uprawnione na mocy prawa, jeżeli wystąpią z żądaniem w oparciu o odpowiednią podstawę prawną.
  8. Co do zasady nie przekazujemy Pani/Pana danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). Jeżeli w wyjątkowym przypadku doszłoby do transferu danych poza EOG, w szczególności w związku z korzystaniem z narzędzi informatycznych, poczty elektronicznej, CRM, narzędzi mailingowych lub usług chmurowych, Współadministratorzy zapewnią zastosowanie mechanizmów zgodnych z Rozdziałem V RODO, w tym decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, standardowych klauzul ochrony danych lub innych właściwych zabezpieczeń. Informacje o stosowanych zabezpieczeniach można uzyskać, kontaktując się pod adresem: odo@arche-consulting.pl.
  9. Pani/Pana dane osobowe mogły zostać pozyskane bezpośrednio od Pani/Pana podczas rozmowy lub korespondencji, z publicznie dostępnych źródeł, takich jak strona internetowa organizacji, LinkedIn, ogłoszenia rekrutacyjne, portale branżowe, rejestry publiczne lub inne źródła internetowe, albo z narzędzi wspierających identyfikację kontaktów biznesowych, takich jak Lusha, Apollo lub podobne narzędzia. Dane mogły pochodzić również z dotychczasowych relacji biznesowych, wcześniejszej korespondencji, spotkań, wymiany wizytówek albo rekomendacji od osób trzecich.
  10. W zależności od źródła pochodzenia danych, zakresu rozmowy oraz wybranych kanałów komunikacji możemy przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:
    • Dane identyfikacyjne i zawodowe: imię, nazwisko, stanowisko służbowe, dział lub obszar odpowiedzialności, nazwa reprezentowanej organizacji, branża oraz informacje dotyczące roli w procesach rekrutacyjnych.Dane kontaktowe: służbowy adres e-mail, służbowy numer telefonu, adres korespondencyjny organizacji, profil w serwisie zawodowym, jeżeli został udostępniony w kontekście zawodowym.Dane dotyczące komunikacji i zgód: data rozmowy, źródło danych, historia kontaktu, treść i data wyrażenia zgody, zakres zgody, wybrany kanał komunikacji, data i sposób cofnięcia zgody, status zgody, informacja o rezygnacji lub sprzeciwie.
    • Dane dotyczące potrzeb rekrutacyjnych organizacji: informacje o stanowiskach, na które organizacja najczęściej prowadzi rekrutacje, branży, obszarach zapotrzebowania kadrowego, potencjalnych planach rekrutacyjnych oraz preferencjach co do zakresu komunikacji, o ile zostały przekazane podczas rozmowy lub wynikają z wcześniejszej relacji biznesowej.
  11. Przysługują Pani/Panu następujące prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych:
    • Prawo dostępu do danych – ma Pani/Pan prawo uzyskać potwierdzenie, czy przetwarzamy Pani/Pana dane osobowe, a jeżeli ma to miejsce – uzyskać do nich dostęp oraz otrzymać informacje m.in. o celach przetwarzania, kategoriach danych, odbiorcach i planowanym okresie przechowywania.
    • Prawo sprostowania danych – ma Pani/Pan prawo żądać sprostowania danych, które są nieprawidłowe lub nieaktualne, a także uzupełnienia danych niekompletnych.Prawo usunięcia danych – ma Pani/Pan prawo żądać usunięcia danych osobowych w przypadkach przewidzianych w art. 17 RODO, w szczególności gdy dane nie są już potrzebne do celów, w których zostały zebrane, albo gdy cofnięto zgodę i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania.
    • Prawo ograniczenia przetwarzania – ma Pani/Pan prawo żądać ograniczenia przetwarzania danych w przypadkach wskazanych w art. 18 RODO.Prawo sprzeciwu – ma Pani/Pan prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Współadministratorów. W przypadku sprzeciwu wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego zaprzestaniemy przetwarzania danych w tym celu.
    • Prawo do cofnięcia zgody – w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, ma Pani/Pan prawo w dowolnym momencie cofnąć udzieloną zgodę. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.
    • Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – jeżeli uzna Pani/Pan, że dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, przysługuje prawo złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
  12. W ramach komunikacji AC-AS możemy stosować podstawowe dopasowanie treści do znanych lub zadeklarowanych potrzeb rekrutacyjnych organizacji, w szczególności do branży, stanowiska, obszaru odpowiedzialności, historii kontaktu lub informacji o stanowiskach, na które organizacja najczęściej prowadzi rekrutacje. Takie dopasowanie ma na celu ograniczenie komunikacji niedopasowanej i kierowanie treści możliwie adekwatnych do kontekstu zawodowego. Nie podejmujemy wobec Pani/Pana decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na Pani/Pana sytuację.