Klauzula informacyjna dla Kontrahentów

Na podstawie przepisów zawartych w art. 13 ust. 1 i ust. 2 i art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwane dalej „RODO”) informujemy, iż:

  1. Administratorem danych osobowych [a] Kontrahentów będących stronami zawieranych umów (osoby fizyczne prowadzące tzw. jednoosobową działalność gospodarczą, osoby fizyczne prowadzące działalność w postaci spółek prawa cywilnego), [b] osób reprezentujących Kontrahentów instytucjonalnych (np. wspólnicy spółek osobowych, członkowie zarządu spółek kapitałowych, prokurenci, pełnomocnicy), [c] osób wskazanych przez Kontrahentów do kontaktu oraz do realizacji przedmiotu umów (np. koordynatorzy umowy) jest ARCHE CONSULTING Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Katowicach, adres: ul. Morelowa 25, 40-112 Katowice, zarejestrowana w Rejestrze Przedsiębiorców przez Sąd Rejonowy Katowice VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000904332 nr NIP 954-273-43-58 (dalej: Administrator).
  2. Wszelkie żądania, pytania i wnioski dotyczące przetwarzania danych osobowych należy kierować pod adresem e-mail: odo@arche-consulting.pl lub na adres korespondencyjny: ARCHE Consulting Sp. z o.o. ul. Morelowa 25, 40-112 Katowice.
  3. Administrator może przetwarzać następujące dane osobowe:
    • Kontrahenci będący stroną zawartej umowy: imię i nazwisko, firma, adres e-mail, adresy korespondencyjne, numery telefonów, NIP, REGON, inne numery i dane związane z wpisami do publicznych rejestrów;
    • Osoby reprezentujące Kontrahentów: imię i nazwisko, stanowisko/funkcja, lokalizacja, służbowy adres e-mail, służbowy numer telefonu, służbowy adres korespondencyjny, dane osobowe wynikające z treści pełnomocnictw, inne dane podane Administratorowi przez Kontrahentów oraz przedstawicieli po stronie Kontrahentów;
    • Osoby wskazane przez Kontrahentów do kontaktu: imię i nazwisko, stanowisko/funkcja, lokalizacja, służbowy adres e-mail, służbowy numer telefonu, służbowy adres korespondencyjny, dane osobowe wynikające z treści pełnomocnictw, inne dane podane Administratorowi przez osoby do kontaktu po stronie Kontrahentów.
  4. Dane osobowe wskazane w pkt. 3 będą przetwarzane przez Administratora w następujących celach:
    • realizacja zawartej umowy, gdzie przetwarzanie danych jest niezbędne do wykonania umowy lub do podjęcia działań niezbędnych do zawarcia umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) przez okres trwania współpracy, a następnie przez okres do wygaśnięcia roszczeń związanych z jej realizacją;
    • realizacja obowiązków księgowych i podatkowych na podstawie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), w szczególności wynikających z ustawy o rachunkowości, Ordynacji podatkowej, ustawy o podatku od osób prawnych, ustawy o podatku od towarów i usług – przez okresy wymagane właściwymi przepisami prawa;
    • utrzymywanie kontaktu, w tym prowadzenie korespondencji w formie tradycyjnej oraz elektronicznej w oparciu o prawnie uzasadnione interesy realizowane przez Administratora lub stronę trzecią (art. 6 ust. 1 lit. f. RODO) przez okres trwania współpracy lub do momentu złożenia skutecznego sprzeciwu;
    • ustalenie, dochodzenie lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami w oparciu o prawnie uzasadnione interesy realizowane przez Administratora lub stronę trzecią (art. 6 ust. 1 lit. f. RODO) polegające na dochodzeniu swoich praw majątkowych lub niemajątkowych lub ochronie przed roszczeniami wobec Administratora, zgodnie z przepisami ogólnymi, w szczególności Kodeksem.
    • analityka i weryfikacja Kontrahenta w oparciu o prawnie uzasadnione interesy realizowane przez Administratora lub stronę trzecią (art. 6 ust. 1 lit. f. RODO) polegające na analizie wyników prowadzonej działalności gospodarczej, opracowywaniu prognoz, przeprowadzaniu tzw. białego wywiadu Kontrahenta oraz badaniu satysfakcji ze współpracy – przez okres trwania współpracy;
    • komunikacja pomiędzy Stronami w oparciu o prawnie uzasadnione interesy realizowane przez Administratora lub stronę trzecią (art. 6 ust. 1 lit. f. RODO) polegający na zapewnieniu odpowiedniej komunikacji pomiędzy Stronami umowy – przez okres trwania współpracy.
  5. Odbiorcami danych osobowych Kontrahentów, osób reprezentujących Kontrahentów i osób wskazanych do kontaktu ze strony Kontrahentów mogą być:
    • organy publiczne lub podmioty uprawnione do żądania dostępu lub otrzymania danych osobowych na podstawie przepisów prawa, np. Krajowa Administracja Skarbowa, komornicy sądowi itp.;
    • podmioty, którym powierzono przetwarzanie danych osobowych na podstawie zawartych umów (usługodawcy z zakresu m.in. usług prawnych, doradczych, IT, spedycyjnych, przewozowych itp.);
    • podmioty z grupy ARCHE.
  6. Dane osobowe nie będą przekazywane poza EOG.
  7. Kontrahentom, osobom reprezentującym Kontrahentów i osobom wskazanym do kontaktu ze strony Kontrahentów przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz otrzymywania ich kopii, sprostowania, usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, a także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych) w przypadku uznania, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.
  8. Dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, tym profilowaniu.
  9. Podanie danych osobowych jest obowiązkowe w celu realizacji obowiązków publicznoprawnych. W pozostałych przypadkach podanie danych jest dobrowolne, lecz ich niepodanie może skutkować brakiem możliwości podjęcia współpracy.